一般来说，企业的文件保管包括以下五个环节：

（1）收集文件。收集文件是指按照有关规定，把各单位、部门、个人手中分散的、繁多的文件材料，经过筛选，集中到企业的档案室。不是每份文件都需要收集，应以实用性原则筛选。本企业在工作活动中形成的、处理完毕的、今后有参考价值的文件才应收集。

（2）整理文件。整理文件是指把零散的文件进行基本的处理，使之系统化、条理化。整理工作包括分类、组合、案卷编目、案卷排列、案卷装订等。文件整理应遵循文件材料形成的自然规律，按照文件来源、时间、内容等排列，保持文件之间的联系，以便保管、利用。

（3）确定保管期限。新收集的文件，需要参照“文件保管期限准则”来确定保管期限，分类保管。对文件资料的保管期限，没有特殊要求，可以从记录日期的隔年年初开始计算。

（4）立卷归档。文件立卷是指文件经过整理之后，按照联系和规律组成案卷的过程。文件归档是指案卷按照档案管理规定，经过检查、验收移交档案室的过程。

（5）文件销毁。对处理完毕、无保存价值的文件，可以做销毁处理，销毁文件要准确界定范围。一般销毁的文件范围为：不需立卷的各类文件、多余的重要文件、上级授权或要求销毁的文件、翻印复印的上级文件。对一般性文件可以集中时间销毁；对保密文件应及时销毁，以防丢失、泄密。