一般来说，企业的发文处理包括以下六个环节：

（1）拟稿。拟稿是指起草文稿，即企业行政人员根据领导的意见或者特定的发文意图写出文字初稿。拟稿是发文处理程序中的首要工作，直接关系到行文的质量，在企业发文过程中起着重要的基础作用。在拟稿中，没有经过审核的文稿为草稿，经过审核决定发文的文稿为定稿。办公室行政人员在拟稿中要注意反映企业的实际情况，正确体现企业领导的意图，观点鲜明，结构合理，文字流畅，重点突出。办公室行政人员拟稿要确定文稿的总体构成和文稿正文的具体内容，解决好各组成部分的编排次序和各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。

（2）拟定主题词。主题词是为实现各类文件材料的计算机存储、检索、管理而设立的，是能够标示一份文件内容特征、归属类别的关键性词语。主题词由类别词、类属词、文种词三部分组成。各部分要求按照顺序依次标注。一份文件的主题词一般不超过七个。

（3）会签。会签是指两个或两个以上的机关、部门联合行文，在文稿拟写完成后由主办部门会同其他参与部门共同对文稿进行会商、征求意见并签字发文的过程。在会签过程中各参与部门应遵循相互尊重、平等协商、协同一致的原则。

（4）核稿。核稿是指企业主办部门的负责人对写好的草稿，按照相关规定，从内容、文字、格式、文种使用及选择等方面进行认真审核，并就全文进行全面的加工、修改、润色，签字认可后再送交企业领导人审阅、签发。核稿的目的是专人审核、最后把关，提高文件质量，保证发文的严肃、严谨。

（5）呈批。呈批是指把经过核稿人员审核过的文稿，报送企业主要领导或者主管领导做最后的审阅、然后签字同意发稿。

（6）签发。签发是指企业领导人对审核过的文稿进行最后的审阅、修改，然后核准、签发，使文稿变成定稿。定稿后，即可进入缮印、用印、封发环节，然后发送给有关单位、部门或人员。企业领导在签发文件时，要注意对拟签文件做全面审定，且签发的意见要清楚、明了、简练，切忌模棱两可。