职务说明书编写应注意的事项

职务说明书在组织管理中的地位极为重要，不仅可以帮助任职人员了解其工作，明确其职责范围，而且还可以为管理者的决策提供参考。因此，在编写职务说明书时，必须注意以下问题：

1.清楚。职务描述应当清楚地说明职务的工作情况，文字精练，一岗一书，不能雷同，不能千岗一面，一岗概全。

2.指明范围。在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质。此外，还要把重要的工作关系包括进来。

3.使用规范用语。规范工作说明书的描述方式和用语关系到工作说明书的质量。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表：宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。

4.职务说明书的详略与格式不尽相同。在通常情况下，组织中较低级职位的任务最为具体，职位说明书可以简短而清楚地描述；而较高层次职位则处理涉及面更广一些的问题，只能用若干含义极广的词句来概括。

5.说明书可充分显示工作的真正差异。各项工作活动，以技术或逻辑顺序排列，或依重要性、所耗费时间多少的顺序排列。

6.职务说明书要注意滚动、完善。岗位说明书不应是一成不变的，要根据公司形势与时俱进，滚动完善。为了减少“计划赶不上变化”带来的被动局面出现，可以在工作职责中加入一项“完成上级安排的其他工作”。这样，员工就不能再以职位说明书为由拒绝上司安排的临时工作任务。但是，应注明这一条是针对临时性工作而言的。

职务说明书是用来指导人们如何工作的，规范的职务说明书是组织的巨大财富。因此，职务说明书是工作经验和教训的积累，是每一位在岗者用心血凝练而成的；丰富职务说明书是员工的贡献和员工能力大小的标志。

职务说明书不是用来约束人的。从这个意义上讲，职务说明书更大的作用是激励人做得更好，是员工的好帮手。