要把问题管理作为一项组织日常工作纳入危机预控的体系中，必须对问题管理的职能有一个明确而清晰的界定，这不仅有利于说服有关的组织领导人以取得支持，更重要的还在于在具体实施的过程中做到有的放矢。

美国公共事务委员会认为问题管理所要求的职能包括：对问题及其趋势的识别，评估它们造成的影响并对影响程度加以排序，树立组织自身的立场，设计行动方式，对问题作出回应，帮助公司赢得对其立场的支持，并实施相关规划。这些职能必须保持前后一致，并组成有机整体。通过对职能的管理，致力于帮助机构完成其中心任务。对职能的管理包括以下主要任务：规划、追踪、分析和交流。

赫斯和考斯诺将企业型组织的职能要求分成四大类别，它们分别是：

（一）灵活的规划和运作

“问题管理通过提高公司对外界环境变化的回应能力，能够对公司的性能业绩产生积极影响。”这就要求在实施问题管理的过程中必须做到灵活的规划和运作。如果问题管理的目标是捕捉公共政策环境中发生的某种重要变化会给企业带来什么样的影响，那么他们所提供的信息必须整合到机构的业务战略规划以及公司管理战略中去。其理论基础是这样的信息能给机构带来商机，为经费的削减或商业行为的变更提供证据，并为公司的运作指明标准。

（二）严密防御和灵活进攻

如果企业在问题变得严重之前就展开有针对性的交流和讨论，那么通过互动就可能使问题得到最完美的解决。在讨论的过程中，必须规划出问题会产生多大的负面影响，解决这些问题需要付出多大的人力和物力的投入，怎样通过监控来确保消除这些问题并将其转化为正面的影响。

（三）制定严格的操作程序

美国有关专家曾进行过一些调查研究，结果发现孤立的市场力量无法决定公司的命运，更重要的影响企业进步发展的因素往往来源于一些政策的变化。在企业内部，必须及时发现问题的本质，不仅要便于日常工作的顺利开展，还必须进行企业制度的创新，使组织更能适应外部环境的变化。因此，问题管理的过程中，对于已经发现的问题可以加以正确的引导，去除其中不合理的成分，而保留其积极的一面。针对这些问题的改进措施必须制度化，并拟定切实可行的操作程序。

（四）监控管理的流程

追踪和监控是实施问题管理的关键性步骤，也是确保操作程序能够达到预期目的的有效手段。组织在监控的过程中，必须在危机管理机构中指定专人或成立专门的小组来具体执行这一工作。而且在执行的过程中，最好有公司领导层的人员参与其中，这主要是赋予监控小组以更多的权威性和更大的权利，有利于纠正管理过程中出现的偏差。