如何科学规范地编写岗位说明书

1.高层的支持和认可。

在岗位说明书编写之前，人力资源经理一定要和相关的高层领导进行讨论，明确规定岗位职责的意义，正确确定岗位说明书的编写工作，取得领导对岗位职责“变革”的理解和支持，并保证在岗位说明书的实施过程中，高层领导能率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变原来自由随意的管理风格。

2.员工的参与和配合。

企业在编写岗位说明书时，各部门领导及员工应该积极参与，特别是人力资源部要为各个部门进行编写技术的培训、指导和审核，做好充分的编写准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求的现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的各种思想疑虑，保证企业的稳定发展。

3.逐步分层实施。

在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外联系、任职资格等因素。在实际操作中，可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，取得具体的资料。岗位职责应该是部门职责的分解，部门各项职责应在岗位职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此界定岗位的第一步是界定部门的职责。另外，要将部门职责分解到部门的各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对“一岗多人”的情况，要运用规范的语言，明晰地确定各岗位在此项工作中应承担的责任。

4.建立动态管理机制。

岗位说明书的管理十分重要，行业的发展、企业的变革都会给岗位提出不同的要求。因此，企业在编写出规范的岗位说明书后，人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。目前，我国很多企业已开始重视这项工作，如联想集团规定每半年对岗位说明书修正一次。