组织中自上而下、自下而上、横向交叉的信息沟通

一、信息沟通的内涵

在当今企业中,信息流动之迅速是前所未有的。即使在快速运行的生产线上出现的一个短暂故障,都可能造成产量减少,损失重大。因而,迅速沟通生产中出现的问题,对于及时采取校正措施是非常重要的。另一个重要因素就是大量与年俱增的信息往往引起信息的超负荷,企业主管需要的倒不是更多的信息,而是相关的、有用的信息。为了经常获取这种有价值的信息,就需要从组织中的各个部门和组织中的成员那里获得信息。

二、组织中信息沟通的流向

在一个有效的组织中,信息沟通是多方向的:自上而下,自下而上,左右交叉。传统管理强调自上而下的沟通,然而,事实充分证明,如果只有自上而下的沟通就会出问题。实际上,有许多人主张:有效的信息沟通必须从下属开始,这意味着主要是自下而上的沟通。信息还可以横向流动,即处于同样或类似组织层次上人员之间的彼此交流、也可以斜向流动,即处于不同层次上的、没有直接隶属关系的人员之间的彼此交流。

1.自上而下的信息沟通

自上而下的信息沟通就是在组织职权层次中,信息从高层次成员朝低层次成员的流动。这种沟通方式在具有独裁主义气氛的组织中尤为突出。自上而下的口头沟通所运用的各种媒介方式包括指示、谈话、会议、电话、广播,乃至流传的小道新闻;自上而下的书面沟通方式有各种备忘录、信函、手册、小册子、公司政策声明、工作程序以及电讯新闻展示等。

遗憾的是,信息向下属指挥系统传送时往往遗漏或被曲解,而最高层管理部门所颁布的政策和工作程序并不保证信息的沟通。事实上,许多指示并未被下属所理解,甚至连看都没看过。因而,要知道接收者是否按照发送者的意图去理解信息,必须要有一个信息反馈系统。

2.自下而上的信息沟通

自下而上的信息沟通就是从下属到上司、同时按组织职权层次继续向上的信息流动。遗憾的是,这种流动经常受到沟通环节上的主管人员的阻碍,他们把信息过滤并且不把所有信息,特别是不利的消息向上司传送。就控制的目的而言,客观地传递信息至关重要。上层管理部门特别需要知道生产的业绩、市场营销信息、财务数据和基层员工在想些什么,以及其他情况。

自下而上的信息沟通主要是启发式的,它通常存在于参与式的和民主的组织环境之中。用于自下而上信息沟通的典型方法除指挥系统以外,还有提建议制度、申诉和请求程序、控告制度、调解会议、共同制定目标、小道新闻、小组会议、门户开放政策的做法、协商会议、成员士气问卷调查、离职交谈,以及巡视员等。

3.横向交叉的信息沟通

横向交叉的沟通包括信息的横向流动,在同样的或类似的组织层次中的成员之间的沟通;信息的对角线流动,即处于不同层次的没有直接隶属关系的成员之间的沟通。这种沟通方式用来加速信息的流动,促进理解,并为实现组织的目标而协调各方面的努力。大量的沟通工作并不是按组织的职权层次进行的,而是在指挥系统中进行横向流动。

因为信息可以不按指挥系统流动,所以就需要采取专门的防卫措施以免潜在问题的发生。尤其是横向交叉的沟通必须有赖于对这几点的理解:

①只要是合适的,横向交叉关系则在任何场合都应受到鼓励;

②下属要自行限制勿做出超越其权限的承诺;

③下属要及时向上司报告部门之间共同从事的重大活动。

简言之,横向交叉的沟通可能会造成麻烦。但是,为了适应复杂而能动的组织环境的需要,这种沟通对于许多企业来说都是必要的。

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