管理信息的特点特征

1.价值的不确定性

管理信息在不同程度上客观地反映了企业经营中何时、何地发生了何事,因此其内容应该是相对确定的。但是,这些信息的意义、它们对人们的启示、其利用能够得到的利益(信息的有用性或其价值)则是不确定的。

管理信息的价值的不确定性表现在三个方面:

其一,信息在不同时间的有用性是不同的。同一信息,今天可能价值连城,明天却会分文不值。比如,反映企业经营活动出现偏差的信息,在活动尚未最终结束以前,企业根据它们所反映的情况,及时采取纠偏措施,则可以确保预定计划的实现,因此信息的价值是极高的。相反,如果在活动结束以后才发现反映偏差的信息,那么即使这些信息是绝对准确的,也难以指导企业采取任何措施以改变已经形成的事实。因此,其价值相对较小,最多只能为下期工作的安排提供借鉴。

其二,同一信息在不同地区的有用性是不一样的。比如,制造某种产品的技术信息,在发达地区,由于生产厂家很多,产品已经充斥市场,大部分消费者的需求已经得到满足,因此其有用性几乎接近于零。而在那些尚不发达的地区,该产品的生产技术可能还鲜为人知,因此其价值非常高,企业及时利用信息,生产这种产品可能获得高额利润。

其三,同一信息对不同企业有用性也是不一样的。这是由于不同企业认识和利用信息的能力各不相同所形成的。反映客观世界现状和特征及其变化的信息产生以后,企业如果及时地感知其存在,发现其意义,并具有利用这种信息从事某种活动的能力,则信息价值极高。反之,如果企业未感知其存在,或虽感知其存在但未发现其意义,或虽感知其存在并发现其意义,但不具备任何利用信息的条件,则这条信息对企业的价值几乎为零。

此外,信息价值的不确定性往往与使用者的数量有关。信息不同于资金和物质。物质资源或资金在一定时空只能由一个组织或人员拥有和支配,而同一信息的使用权则可被多个厂家所共享。因此,同一信息的使用者数量越多,对单个使用者来说,其价值越小;反之则价值越高。

2.内容的可干扰性

任何管理信息,只有被利用才能实现其有用性。而利用的前提是感知信息的存在,认识信息的价值,并将其传送给适当的管理部门和人员。管理信息内容的客观性在被感知、认识和传送的过程中可能受到干扰。

这种干扰可能首先来自其他信息的存在。任何客观事物都不是孤立地存在的,而是存在于与其他事物普遍联系中。反映客观事物的信息亦然。不论是在企业外部的经营环境中,还是在企业内部的生产过程中,都存在着大量的事和物,不断产生出大量的信息。人们在感知其中某些信息的价值时,必然会受到同时存在或出现的其他信息的干扰。比如,在经济不景气的条件下,某种产品需求量下降的信息,可能被简单地认为是购买力普遍下降的一般结果,从而未给予足够注意,而实质可能是在这种下降的背后隐藏着消费偏好转移的深层原因。

其他信息的存在不是人们认识信息的唯一干扰源。信息的内容在传递过程中可能还会受到人们的态度和能力的扭曲。人们总是根据自己的需要和自己的认识去发现信息和传递信息的。对于那些符合自己需要的信息,人们通常能敏锐地观察到其存在,并在传递过程中强调甚至夸大其重要性;而对那些不符合自己需要的信息,则可能漠视其存在,或在传播过程中降低其重要性。因此,原始信息的许多内容在传播过程中可能逐渐减弱,直至湮灭;而原来并不存在的另一些内容则会因传递或接受者的需要而不断加入,从而使管理信息失去其客观性,管理者最终使用的可能是在传播过程中已经失真的信息。

3.形式和内容的更替性

作为反映客观事物的符号,管理信息的内容和形式是随着客观世界本身的变化而不断改变的。企业经营活动及其相关要素始终处在不断发展和变化的动态过程中。随着时间的推移,企业经营及其环境会不断呈现出新的状态。市场供求的数量和价格水平、消费者的购买能力、竞争厂家的市场占有率、企业内部的资金拥有情况、原料库存或生产进度等,所有这些都在不断变化,从而不断生成并传送出大量新的信息。信息数量的累积、内容和形式的不断更替,对企业及时、正确地发现和利用信息提出了更新、更高的要求。

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