人事专员如何维护整理公司通讯录

公司通讯录维护，有的由办公室秘书负责，有的由人力资源部负责。如在HR部门，一般交由人事专员负责。

通讯录维护虽然简单，但也会出错。

例如：离职人员没有删除，新进人员没有增加；转岗人员没有转移到新部门；职务变动，没有体现；手机有变化，没有更改；部门名称变了，没有替换。

通讯录的维护也有“输入—加工—输出”的过程。新手要注意维护的依据：公司组织架构调整的通知、新进离职调动人员的人事信息、员工通过邮箱等告知的联系方式的变更，都要注意及时收集。对人名、职务称呼要尤为注意，一不小心写错了、写低了，容易引起领导、同事的不满。

要注意：

通讯录是为便于公司内部人员工作沟通而设置的，所以信息大多比较详尽。这就给猎头公司提供了方便，当他们通过一些手段搞到通讯录时，该公司的人员信息就“一网打尽”了。所以，有些公司的通讯录上只有姓名、手机号码、邮箱等必要信息，不写职务，或只写公司领导职务，部门经理、一般员工的职务不写。

通讯录的栏目也随着时代的发展不断变化，例如：寻呼机、小灵通早已退出通信领域，因此不会在如今的通讯录上出现。

随着互联网、移动互联网的发展，通讯工具也在不断更新，QQ、微信等也会出现在某些公司的通讯录上。