1．信息组织的定义

信息组织是为了方便人们检索、获取信息而将庞杂、无序的信息，根据其内部特征和外部特征，对信息进行加工处理、系统化和有序化的过程。信息组织又是一个增值的过程。广义的信息组织还包括信息搜集与选择、信息分析与揭示、信息描述与加工、信息整理与存储。信息描述、揭示与序化是信息组织的中心内容。

信息组织的目的是根据使用需要建立起信息资源收藏系统和检索工具，以便利信息资源的开发利用，从而达到减少社会信息流的混乱程度、提高信息产品的质量和价值、建立信息产品与用户的联系、节省社会信息活动总成本的目的。从构成内容上看，信息组织包括：信息源外表特征的描述、信息源内容特征的揭示、信息重组和信息存储四个方面。

2．信息组织的必要性

人类在社会生活、科学研究进程中创造了大量的信息资源，这些资源通常是人们经过直接观察获得的对客观对象的记述，更多时候是以原生态（未经过处理）的数据的形式呈现的，要成为一种能进行公共交流的知识，通过各种不同形式进行传播，就必须经过必要的有序化组织活动，以方便对这些信息资源进行开发利用，所以，信息组织是信息检索与利用的基础与前提。另一方面，随着互联网的迅速崛起，信息资源急剧增加，如果没有良好的信息组织工作，一切信息资源都将难以被检索、共享和利用，正如奈斯比特在《大趋势》一书中指出的：“失去控制和无组织的信息不再是一种资源”，需求者将处于同时陷入信息汪洋与信息孤岛的尴尬境界。

3．信息组织的流程

信息组织活动的流程按时间先后顺序依次为：信息选择与鉴别、信息分析与归类、信息描述与揭示、信息整理与存贮。

①信息选择与鉴别。收集到的信息一般是没有经过加工的原始信息，需要从采集到的、处于无序状态的信息流中甄别出有用的信息，剔除无用的信息，是信息组织过程的第一步。

②信息分析与归类。信息的分析是按照一定的分类表或者一定的逻辑关系从语法、语义和语用上对选择过的信息内、外特征进行分析，在此基础上经过细化、挖掘、加工整理，将原始信息排列成序，经过归类的信息变成有条理的信息体系。

③信息描述与揭示。根据信息组织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、物质形态等进行分析、选择、记录的活动。在这一过程中，要在描述的信息载体上按一定的规律加注标识符号，所以，也称为著录与标引过程，原始信息（一次信息）经过描述与揭示，就正式成为二次信息。

④信息整理与存贮。将经过加工整理序化后的信息按照一定的格式和顺序存贮在特定的载体中的一种信息活动。一般是按照一定的规则将著录和标引的结果编制成简明的目录，提供给信息需求者作为查找信息的工具。