1. 一般机关文件材料的归档范围
机关文件材料,是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。根据国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定,一般机关文件材料的归档范围如下。
(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。例如:本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等文件材料,本机关机构演变、人事任免等文件材料,等等。
(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。例如:本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料,等等。
(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料。例如:上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料,或者同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料,等等。
(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
确定本单位文件的归档范围时,各机关还要特别注意以下情况的合理处理。
一是联合办理的文件:原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他协办机关保存复制件或其他形式的文件副本。
二是兼职过程中形成的文件:本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼任职务过程中形成的文件,由其兼职机关整理归档。
三是内部文件:内部文件尽管不具备正式文件的格式,如工作计划、总结、会议记录、调查报告等,但因为真实地记载了机关的工作活动,也应划入整理归档范围。此外,在应归档纸质文件材料中有文件发文稿纸、文件处理单的,也应与文件正本、定稿一并整理归档。
四是常用资料:机关业务工作接收和收集的有关资料,如重要的文件汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等,是日常机关工作的重要工具,其本身并未反映本机关主要职能活动,因此不属于归档范围,但它是日常工作的工具和资料,为方便利用可将其单独整理,保存备查。
2. 不予归档的文件范围
为了更好地保证应予归档范围的文件的完整和齐全,有必要清楚了解不予归档的文件范围。根据国家档案局的有关规定,不予归档的文件材料如下。
(1)上级机关的文件材料中,普发性的、并不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,仅供参考的抄送件,等。
(2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
(3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
鉴于各级各类机关各自业务职能、机构性质、文件状况等实际情况的差异,为增强其对本机关文件整理归档工作的指导性、针对性和实用性,各机关可根据国家档案局关于归档范围的通用范围,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关可依据通用范围,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。