1. 一般机关文件材料的归档范围

机关文件材料，是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。根据国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定，一般机关文件材料的归档范围如下。

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。例如：本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等文件材料，本机关机构演变、人事任免等文件材料，等等。

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。例如：本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，等等。

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。例如：上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，或者同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，等等。

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

确定本单位文件的归档范围时，各机关还要特别注意以下情况的合理处理。

一是联合办理的文件：原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他协办机关保存复制件或其他形式的文件副本。

二是兼职过程中形成的文件：本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼任职务过程中形成的文件，由其兼职机关整理归档。

三是内部文件：内部文件尽管不具备正式文件的格式，如工作计划、总结、会议记录、调查报告等，但因为真实地记载了机关的工作活动，也应划入整理归档范围。此外，在应归档纸质文件材料中有文件发文稿纸、文件处理单的，也应与文件正本、定稿一并整理归档。

四是常用资料：机关业务工作接收和收集的有关资料，如重要的文件汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等，是日常机关工作的重要工具，其本身并未反映本机关主要职能活动，因此不属于归档范围，但它是日常工作的工具和资料，为方便利用可将其单独整理，保存备查。

2. 不予归档的文件范围

为了更好地保证应予归档范围的文件的完整和齐全，有必要清楚了解不予归档的文件范围。根据国家档案局的有关规定，不予归档的文件材料如下。

（1）上级机关的文件材料中，普发性的、并不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，仅供参考的抄送件，等。

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。

鉴于各级各类机关各自业务职能、机构性质、文件状况等实际情况的差异，为增强其对本机关文件整理归档工作的指导性、针对性和实用性，各机关可根据国家档案局关于归档范围的通用范围，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关可依据通用范围，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。