登记，即对收文的主要信息和办理情况分门别类地进行详细记载的活动。收文登记的目的在于加强来文信息的管理，便于文件平时的核对、统计、催办，以及日后文件的查找、利用。收文登记有助于文秘人员掌握文件自身信息及其以后文件运转过程中的有关情况，明确参与文件办理人员的责任。

收文登记的范围，包括：机关间正式往来的各种收文，如上级机关的政策性、指导性、执行性、参阅性文件；下级机关的呈请性文件；平行或其他不相隶属机关的商洽性、询问性文件；参加重要会议的通知、会上印发的会议文件及其他材料等；重要的、带有密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的文件、资料；重要的人民来信来访材料等。

不予登记的收文范围，包括：上级机关、下级机关发送的一般性抄件；一般性工作简报；同本机关无关的人事任免通知；纯事务性的通知，各种请柬、便函、贺信、介绍信等等。

1. 收文登记的常见形式

（1）簿册式登记，即使用装订成册的专用登记簿，在每页登记表上可登录若干个文件，易于保管，方便交接和统计。但是，由于需要办理与不需办理的收文按照收文时间排列，也容易混淆办文的主次和缓急；按大流水排序，也不便分类检索。这种方法主要适用于文件数量少的单位。

（2）联单式登记，即采用一次复写二联单或三联单的方式登记。其中第一联单由文书人员保存，第二联单随文件运转，随时记载办理、传阅的情况，第三联单可保存在机关档案室，作为检查归档文件是否齐全完整的依据，也可填写案卷号，作为文件与档案检索的工具。联单式登记法将多个环节和用途的登记一次完成，减少重复登记手续，便于提高效率；可以分类排列，或作为查阅文件的索引；还有利于归档文件的收集与查阅。缺点是易磨损、散失、不利长期保存。

（3）电脑登记，即将文件的主要数据信息输入电子计算机。这是现代化的登记方式，优点是一次输入，可多次输出，便于多途径查找、储存文件，除机密文件外，其他文件皆可输入公用文件夹，实现信息共享。各单位可根据需要自行调阅文件目录，减少查阅文件环节，提高办文效率。随着办公自动化的日益普及，这种登记方式将成为主要的登记方式。

2. 收文登记的常用方法

（1）按收文时间顺序依次登记。按照时间的自然推移顺序登录文件，统一编一条时间大流水号。

（2）按收文内容性质登记。不同内容和性质的文件各自编制一条流水号。

（3）按来文机关登记。不同机关的来文分别编制登记编号。

（4）按文件类型登记。固定的数量较大的文件类型分别登记，并分别编制流水号。

前两种方法适用文件数量少的机关，后两种方法适用于有固定来文且收文数量较多的机关。

文件登记要求认真填写来文时间、来文标题、文件字号、收文时间等各种情况，不应删减项目，否则容易给日后查找、统计文件等工作带来困难。