文件传阅的有效组织控制应符合要求:有序、安全、及时。
1. 有序。为加快阅文速度,组织传阅时应根据文件的信息内容、重要程度、紧急时限、密级等多种因素,制定一个比较稳定的机关常规文件运转次序,尽力使需传阅的文件制度化,不需领导人反复斟酌批办,文秘人员就可按照制度要求直接将其投入相应的传阅流程。确定传阅文件及其运转次序时,应依据阅文者的实际责任和需要,而不能仅仅看其级别和地位的高低。
通常,阅知类文件的传阅顺序安排如下:先送单位的主要领导人,次送主管领导人及其他副职领导人,再送有关业务部门负责人,最后送相关人员。当然,这一顺序并不是固定不变的,如遇阅知类文件又是紧急办理的文件时,可考虑由文件内容关涉的业务主管领导人先阅,主要领导人后阅,最后送其他领导者阅。这样做的好处在于,主管领导人与经办人首先阅知后能够尽快调查研究如何办理的意见和对策,便于分清主次缓急,使文件内容得到灵活及时的处理,避免按部就班的阅文顺序导致延时和误事。
2. 安全。文件的安全表现在实体和信息内容两个方面。传阅一般文件时,应注意不要损坏、污损、丢失文件,保证文件载体材料的安全。传阅秘密文件时,应尽量安排在办公室、阅文室里传阅文件,阅文者不应将文件,特别是机密文件携带至公共场合或者将其带回家,以免使文件丢失或泄密;阅文者已知的保密文件信息不得随意传播、使用、摘抄、保存或销毁,否则,应按照有关法律追究其相应责任;机密文件不得在网络中运用电子邮件等方式传阅。文秘人员对阅文人退回的传阅文件夹中的文件的份数、内容、载体等,应及时检查,力求做好传阅文件过程中的文件的安全管理。
3. 及时。阅知类文件按重要程度和发文单位或其他要素分类排列,填写“文件传阅单”(包括收文时间、来文标题、字号、份数、密级、阅文时间和阅文人员等),装入文件夹,按照常规传阅顺序或批办意见分送阅文者。为了提高阅文速度,对既需阅知又需业务部门阅办的文件,可以复制文件副本使其投入阅知和阅办过程中,这样阅文者和阅办者无需相互等待耽误办文时间;在报刊、电视等各种媒体上公布的领导已经知晓的文件,不应再装入文件夹传阅,避免造成重复阅文,浪费阅文者时间。
此外,在阅文中传阅者如果认为有些文件需要其他人员阅读或进一步处理,可以将其意见批注在“文件传阅单”的批注意见栏里,不应直接签注在文件首页。
文件传阅完毕,文秘人员应当及时查看、认真检查退回的传阅文件夹,了解掌握传阅人的阅读情况与结果,对一些领导批示需要有关部门或人员阅知或办理的文件,应迅速转送,使之能尽快落实有关领导的批示意见。文件传阅中,文秘人员还应督促各位阅文者及时阅文,以免传阅文件滞留。
传阅工作中,还应注意把需阅知的文件、需办理的文件以及需领导阅示后办理的文件加以区别,通过不同的文件夹进行传递,也可以在文件上、文件夹上附加醒目的不同颜色的标记,或者通过明确的拟办意见说明所阅文件的要求,以提高传阅工作的效率。