文件生命周期理论（Life Cycle of Record）是文件管理的核心理论。

前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·B.罗兹对这一理论作出了明确概括：文件生命周期是指“从文件的产生，经过履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其使用目的已经达到时对其销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案赋予新的使命的整个周期”  。文件生命周期理论通过对“文件”本体自身的研究，揭示了文件运动过程和客观规律。这一理论最早发端于国外档案学者对文件及文件中心的理论解释，后来扩大到文件的整个运动过程和对这一过程的全面管理。

文件生命周期理论的主要贡献在于：揭示了文件及其运动规律和文件管理的阶段性特点。即文件从产生到最终销毁或者转化为档案永久保存，经历了一个连续而又分明的生命运动过程，依据文件的不同价值将文件运动过程划分为不同的阶段，在每一个阶段上根据文件的具体情况制定不同的管理原则，采取不同的管理方法。文件管理活动是一个连续的、阶段分明的过程，应当实行全面系统的规划、设计，关注各个阶段上文件运动变化的特点，设计出与之相适应的组织和控制程序、操作的原则和规则以及管理的方式和方法。如果忽视了文件的运动规律和阶段性特点，就会影响文件管理的质量和效率。

根据文件生命周期理论，文件管理分为以下四个阶段。

1. 文件制作阶段。即加工处理有关信息材料，创造并记录信息，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。主要包括：文件格式的设计和管理；各种文种的制作规范和标准化要求；文件管理信息系统所涉及的各种计算机设备、软件、通讯系统、维修系统、文秘人员及程序管理人员等软硬件环境管理。以便提高文件制作的水平，保证文件制作的质量，控制文件信息的过量增长，等等。

2. 文件使用阶段。即文件处于传递、运转、处理的过程之中，是在现实工作中实现管理目标、发挥实际效力的阶段。主要包括：组织文件的传递、运转、办理和处置，以真正实现行文目的，发挥文件实效；对现行文件进行必要的分类、归卷，以保证现行文件满足机关组织的平时查找利用，为下一阶段做好准备；电话文件、复印文件、传真文件等多类型文件的管理；文件管理规划的制定和维护，文件管理信息系统的使用和实时维护；等等。

3. 文件暂存阶段。即办理完毕的文件除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件（又称“休眠文件”）暂时保存在机关档案室（国外又称“文件中心”或“中间档案馆”），经过一段时间视实际需要决定其最终归宿。主要包括：对程序完毕或内容办理完毕的文件进行筛选，考察、鉴定其保存价值，并依照制定的文件价值的鉴定标准和指标体系划分文件的保存期限；依据一定级次、原则和方法对文件进行著录，并组织文件管理标识系统；对文件进行良好的保管，并为形成文件的组织和部门提供文件信息的日常利用；等等。

4. 档案保存阶段。即文件经鉴定、筛选后，其中具有查考利用价值的文件转化为档案，进入档案馆保存的阶段。主要包括：按照档案文件的管理原则设计档案库房，配备档案管理的柜架等装备；对档案文件进行必要的修复和裱糊，保护档案文件内容和形式上的完整和安全；为档案文件的形成机关和社会其他组织提供查找利用服务；对档案文件进行信息的深层次开发；制定本单位档案管理的制度规范；等等。

上述四个阶段体现了文件形成、传递、办理、处置的运行周期，这一运行周期又可概括为“文件管理阶段”和“档案管理阶段”两个阶段。由于我国与欧美各国在文件档案管理体制、文件运动阶段和相应的管理原则和方法以及各国文化背景等方面存在差异，因而对“文件管理”和“档案管理”的理解和阶段划分存在一些差异：在我国，文件管理多指上述的第一、第二阶段，是指现行机关及其部门的文件处理工作，档案管理则指上述第三、第四阶段，包括机关档案室与档案馆的工作；在国外，大部分国家的文件管理包括前三个阶段，档案管理仅仅指第四阶段即档案馆的档案保存阶段。事实上，我国的机关档案室与国外的文件中心、中间档案馆等机构的功能基本上是一致的，其暂存的文件是具有现行效用和半现行效用的文件，集中统一保存在现行机关中，在较长时间内主要是为机关单位自身提供利用服务，对完成现行机关职能和提高现行机关工作效率有着直接的影响。鉴于此，本书将前三个阶段界定为“文件管理”，主要针对现行机关集中统一管理的现行期和半现行期的文件管理活动，更符合文件生命周期运行的客观实际，同时也方便现行机关的文件管理的实践。

也就是说，文件管理主要立足于现行组织或机关，关注现行文件和部分半现行文件在现行组织或机关中的制作、处理、传递和存储等阶段各环节间的相互联系和影响，其主要目的是组织控制好整个组织或机关文件管理信息系统中各个有用信息的数量质量、传递运转方向和速度，最大限度地满足本组织的文件信息需求，从而提高组织的管理效率，实现组织的管理目标。而档案管理阶段主要立足于各级各类档案馆，主要针对已经移交进馆的档案文件的集中统一保管和向社会公众提供利用的相关工作。

文件生命周期运行中前三个阶段为文件管理阶段，第四阶段为档案管理阶段，详见图1-1。