1. 国家档案全宗的概念

“国家档案全宗”又称“国家全部档案”。“全宗”通常是指全部档案，“单位档案全宗”是指一个单位的全部档案。“国家档案全宗”指一个国家的全部档案，是我国几千年来，炎黄子孙社会活动所形成的一切档案的总和。

国家档案全宗的实质，从根本上解决了档案的所有权和管理原则两个问题。明确了各机关的档案归国家所有，档案和档案工作实行集中统一管理。

《中华人民共和国档案法》第二条指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

《中华人民共和国档案法实施办法》第二条指出：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”

上述法律规定就从档案的定义和档案的所属上确定了中华人民共和国境内全部档案，由国家档案行政管理部门划分所有权，制定管理原则。凡各级机关、团体、企事业单位和其他组织所形成的档案归国家所有，由国家集中统一管理。个人在私人活动中形成的档案，归个人所有，在自愿的基础上，可以通过捐赠、出售等途径，将档案所有权移交国家。个人档案虽归个人所有，但对国家和社会具有保密或一定价值的档案，必须妥善保管。对于保管条件恶劣，或其他原则上被认为会导致档案危险时，国家档案行政管理部门可以向有关档案馆寄存或出售，严禁倒卖牟利或私自卖给外国人。

2. 国家档案全宗的基本构成

我国“国家档案全宗”包括各个历史时期、各种内容、各种形式、各种载体材料的档案。按历史时期划分为两大部分，即中华人民共和国建国后的档案和建国前的档案，或按政权的性质划分为革命政权档案（习惯称革命历史档案）和旧政权档案。

中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家从中央到地方的各级机关、部队、团体、农村组织、企事业单位的档案，以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案反映了我国新民主主义革命完成的历史。而反映我国社会主义革命和建设历史的，是国家档案全宗中最完整的、还在不断产生的、主要的组成部分。

中华人民共和国建国前的档案，又称“历史档案”。其中，革命历史档案，是指我国新民主主义革命历史时期的档案。它是自1919年五四运动起，到1949年中华人民共和国建国时止，包括中国共产党及其领导的人民政权、军队、企事业单位、青年团和其他革命团体所形成的档案。这些档案，记录了中国共产党领导中国人民进行艰苦斗争的历史，是研究党史、军史、革命战争史的珍贵资料。这些档案许多是革命前辈不惜流血牺牲保存下来的，虽然不尽完整，但是非常珍贵。

旧政权档案，包括中华人民共和国建国以前的历代王朝、中华民国、北洋军阀和日伪时期所有的机关、军队、企事业单位和各党派的档案，以及一般社会团体、私营企业、私立学校，被国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企事业单位的档案。这些档案，反映了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史状况，迄今保留下来的档案数量不少，但也有残缺，由于其年代久远，内容广泛，资料珍贵，是难得的历史财富。

此外，也有些档案，如某些寺庙、作家等知名人物的档案，虽无国家的专门文件规定，但实际上已置于国家的管理之下。目前，随着社会主义精神文明建设和档案事业的发展，国家档案全宗的成分也在不断扩大。

我国国家档案全宗，不仅是指国家机关及其所属机关系统的各种档案，而且包括了党、政、军等所有机关和各种组织的档案，是更广泛意义上的全国统一的国家档案全宗。这种概念和管理制度，对于全国档案馆网的配置，档案事业的宏观组织和微观管理等，都具有科学的和法规性的指导意义。

3. 档案全宗卷的规范

全宗卷的概念是从全宗的概念引申出来的。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

全宗卷的规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。全宗卷的规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。

（1）全宗卷的编制原则

①档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

②全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

③宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

（2）全宗卷主要内容

①档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

②档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

③档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

④档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

⑤档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

⑥档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

⑦档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

（3）全宗卷的整理

①全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。

②整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

③卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

④卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm，封面著录全宗号、件号、全宗称、文件题名、时间、责任者。

⑤卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。

（4）全宗卷的管理

①档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，如：50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。

②馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部门分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。

③档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。

④全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。附加说明。