文书、公文、文件这三个概念在实际工作中经常互通使用，一般情况下，三者的含义是一致的，都是指公务文书。之所以出现不同的叫法主要是受历史发展的影响。“文书”一词出现最早，秦汉时期多称文书，三国以后，多称“公文”，“文件”一词大约出现在清末，当时的外交文书中有“寻常往来文件”的说法。中国共产党建立初期，在有关文书、秘书工作条例、办法中，主要沿用文书、文件两个词，如1931年由瞿秋白起草、周恩来同志签署试行的我党第一个关于文书工作的文件《文件处置办法》，就是使用“文件”一词。抗日战争胜利以后，使用“公文”较多，新中国成立以后党和国家发布的几个《公文处理办法》多用“公文”一词，但1989年中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中却使用“文件”一词。目前党的机关和国家行政机关的《公文处理条例》、《公文处理办法》统一起来，都使用“公文”一词。

不过在具体使用时，三个概念在指代对象、使用范围上存在一定的区别，具体解释如下。

文书：主要作为所有公文材料的总称，它是一个集合概念，如“文书材料”、“文书工作”、“文书处理”等，此外它还可以指私人文书。同时文书还可以作为一个职业或职务的名称。

公文：所有在公务活动中形成的文字材料都可以称为公文，它不仅包括一般泛指的文件，也包括不属于文件的“介绍信”、“便函”、“会议记录”等文书。

文件：有时可以泛指文件材料的总称，如“文件材料”、“学习文件”等；有时特指上级机关的重要来文，如“红头文件”；另外还可以用来指单份文书，我们通常说“一份文件”，而不会说“一份文书”或“一份公文”。