文书、公文、文件这三个概念在实际工作中经常互通使用,一般情况下,三者的含义是一致的,都是指公务文书。之所以出现不同的叫法主要是受历史发展的影响。“文书”一词出现最早,秦汉时期多称文书,三国以后,多称“公文”,“文件”一词大约出现在清末,当时的外交文书中有“寻常往来文件”的说法。中国共产党建立初期,在有关文书、秘书工作条例、办法中,主要沿用文书、文件两个词,如1931年由瞿秋白起草、周恩来同志签署试行的我党第一个关于文书工作的文件《文件处置办法》,就是使用“文件”一词。抗日战争胜利以后,使用“公文”较多,新中国成立以后党和国家发布的几个《公文处理办法》多用“公文”一词,但1989年中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》中却使用“文件”一词。目前党的机关和国家行政机关的《公文处理条例》、《公文处理办法》统一起来,都使用“公文”一词。
不过在具体使用时,三个概念在指代对象、使用范围上存在一定的区别,具体解释如下。
文书:主要作为所有公文材料的总称,它是一个集合概念,如“文书材料”、“文书工作”、“文书处理”等,此外它还可以指私人文书。同时文书还可以作为一个职业或职务的名称。
公文:所有在公务活动中形成的文字材料都可以称为公文,它不仅包括一般泛指的文件,也包括不属于文件的“介绍信”、“便函”、“会议记录”等文书。
文件:有时可以泛指文件材料的总称,如“文件材料”、“学习文件”等;有时特指上级机关的重要来文,如“红头文件”;另外还可以用来指单份文书,我们通常说“一份文件”,而不会说“一份文书”或“一份公文”。