与那种将员工的资讯输入计算机，再用Excel或Word打印出漂亮的报表的简单做法相比，人力资源管理资讯系统有着明显特点。

首先， HRMS是整合的、集中的资讯源。我们可以先看看，企业里现有有关人力资源方面的资讯是如何保存和查找的？企业可能会用自编程序、 FoxBase或Excel来计算员工的工资，而员工的养老金资讯、合同资讯、个人资讯等可能被存放于多个Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的资讯源，在资讯的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程。由于这些资讯都是分散保留的，当上级需要一份报表时，要将这些分散的资讯匹配在一起，其工作量可想而知。而要使所有的资讯得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎不可能。

人力资源管理资讯系统就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的资讯全面、有机地联系起来，有效地减少资讯更新和查找中的重复劳动，保证资讯的相容性，从而大大地提高工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。

其次， HRMS是易访问、易查询的资讯库。在没有采用和实施人力资源管理资讯系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的资讯，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。

在采用和实施人力资源管理资讯系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的资讯。

再次， HRMS有利于体现公平性原则，以留住人才。不少企业都不同程度上存在着人才流失现象，对此，除了抱怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平程度、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多课程，得到了证书，有了一技之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安于现在的岗位，结果是远走高飞。