危机沟通的3T原则即主动沟通(Tell your own tale),全部沟通(Tell it a11),尽快沟通(Tell it fast),是由英国危机公关专家里杰斯特(Regester)提出的。
(一)主动沟通原则
所谓主动沟通原则,是指组织主动将危机有关信息对外披露。如果在危机发生后,组织以沉默代替沟通,人们就很可能用自己的主观臆测来填补所有的疑问,组织有效危机沟通渠道的缺失将导致谣言四起,噪音的出现将使组织丧失危机沟通的主动权,为危机的消除埋下隐患。采用主动沟通原则,就意味着组织成为信息沟通的主渠道。此时,公众将组织作为主要的信息来源,别人的声音就无足轻重了。
(二)全部沟通原则
全部沟通原则是指组织将自己知道的危机事实全部告知公众。使用这一原则,将意味着组织在对外沟通时向外界公布危机事实,不隐瞒危机真相。
如果将危机相关者分为当事人和旁观者两类,当事人对危机信息可采取的策略包括公开或隐蔽两种,旁观者对危机真实情况可能知情或不知情,则危机沟通策略有四种选择:
1. 无可奉告
即在旁观者不完全知情或完全不知情的情况下,当事人有意隐瞒危机的相关信息。现代社会是一个高度曝光的社会,任何秘密都可能暴露出来,因此无可奉告策略带有较大的危险性,一旦危机有关信息被旁观者知晓,组织就显得十分被动。况且,组织一旦采取无可奉告策略,往往引起公众的各种猜疑,造成谣言四起,对组织极为不利。执行无可奉告策略的基本假设是有关危机的信息可以被控制住。
2. 全盘否认
即在旁观者已经知情的情况下,当事人尽力否认危机相关信息的存在。如果组织执行全盘否认的危机沟通策略,实际上是抱有逃脱罪责的幻想,但一旦事情败露,对维护组织形象的努力将陷入更加被动的局面。
3. 主动披露
即在旁观者不知情或不完全知情的情况下,当事人主动向外界公开危机的相关信息。对于组织而言,虽然主动披露相关信息可能导致一定的法律成本,但组织信誉资产的价值要远远高于组织短期的法律成本,因此主动披露策略对组织往往是有利的。
4. 被迫承认
即在旁观者已经知情的情况下,当事人被迫承认危机的相关信息。一旦组织在危机沟通中到了被迫承认的地步,它必然在公众中形成不诚实的形象,其影响往往是十分恶劣的,组织也将在很长一段时间内失去公众的信任。
上述四种沟通模式中,第三种是将风险控制在一定程度内的做法,符合危机沟通的主动沟通和全部沟通原则,前两种做法虽然有侥幸逃脱惩罚的可能性,但一旦隐瞒失效,灾难将倍增。事实上,在现代社会信息空前发达的条件下,任何事实真相都无法长期被隐瞒。
(三)尽快沟通原则
奥古斯丁说:“我自己对危机的最基本的经验,可以用六个字概括——‘说真话,立即说’。”在实施危机沟通时,组织不但要积极主动讲真话,还要注意在第一时间进行沟通。如果组织拖拖拉拉,各种传言往往就有了先入为主的效果。此时,组织要想再改变公众的认识、信念和态度就难得多了。
当组织面对危机的时候,是考验组织的应对及管理能力的时候,而其中很重要的就是组织的媒体关系能力。如果组织已经建立了比较融洽的媒体关系,再辅助恰当的危机管理技巧,则很可能将危机的危害程度最大限度地降低,甚至消灭。反之,则很可能将危机无形放大,媒体会成为危机的推波助澜者,甚至媒体本身就是导火索。
现在的媒体竞争是非常激烈的,也希望能够与不同组织建立比较畅通的关系,以便能够随时了解组织动态,并从中挖掘出所需要的有价值的新闻信息。组织与媒体建立良性的沟通关系,本身就是互惠互利的事情。在建立媒体关系的时候,要有意识地进行媒体分类,如组织所在地媒体(当地媒体)、区域媒体、全国级媒体(可再分为国家级媒体、中央级媒体、主流媒体、行业类媒体、财经类媒体、时尚类媒体、专业类媒体、因特网媒体等)。
因此,最好的媒体公关之道就是在平时注意积累与媒体之间的关系,尤其是组织的公共关系部门或者组织文化中心的主要负责人要擅长与媒体交朋友,比如经常安排组织的主要领导人接受一些媒体的访问,及时将组织的信息动态传递给媒体,组织的内刊、简报等及时邮寄给媒体,有重大科技发明、新产品上市等邀请媒体现场观摩等。另外,必要的时候可以召开一些媒体见面会、联谊会等,这些都是积累媒体的手段。