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影响管理幅度的因素

任何组织都需要解决主管人员直接指挥与监督的下属数量问题,但在同样获得成功的组织中,每位主管直接管辖的下属数量却往往是不同的。根据孔茨和奥唐奈的介绍:美国五星上将艾森豪威尔在二战中任盟军欧洲部队最高司令官时,有三名直属下级,而这三名下属没有一人有多于四名下属的。1975年,通用汽车公司的总经理有两名执行副总经理和一个由十三名副总经理组成的小组向他直接报告工作;同年一家管理较好的运输公司的最高主管直接领导七名主要下属。这些事实表明,努力去确定一种适用于任何组织的管理幅度是没有意义的,也是不可能有结果的。

有效的管理幅度受到诸多因素的影响,这些因素主要有:管理者与被管理者的工作能力、工作内容、工作条件与工作环境。

1.工作能力

主管的综合能力、理解能力、表达能力强,则可以迅速地把握问题的关键,就下属的请示提出恰当的指导建议,并使下属明确地理解,从而可以缩短与每一位下属在接触中占用的时间。同样,如果下属具备符合要求的能力,受过良好的系统培训,则可以在很多问题上根据自己符合组织要求的主见去解决,从而可以减少向上司请示、占用上司时间的频率。这样,管理的幅度便可适当宽些。

2.工作内容和性质

(1)主管所处的管理层次。主管的工作在于决策和用人。处在管理系统中的不同层次,决策与用人的比重各不相同。决策的工作量越大,主管用于指导、协调下属的时间就越少。而越接近组织的高层,主管人员的决策职能越重要。所以,主管人员的管理幅度要较中层和基层管理人员小。

(2)下属工作的相似性。下属从事的工作内容和性质相近,则对每人工作的指导和建议也大体相同。这种情况下,同一主管对较多下属的指挥和监督则不会存在困难。

(3)计划的完善程度。下属如果单纯地执行计划,且计划本身制定得详尽周到,下属明确计划的目的和要求,那么,主管对下属指导所需的时间就不多。相反,如果下属不仅要执行计划,而且要将计划进一步了解,或计划本身不完善,那么,对下属指导、解释的工作量就会增加,从而减小有效管理幅度。

(4)非管理事务的多少。主管作为组织不同层次的代表,往往必须占用相当时间去进行一些非管理性事务。这种现象对管理幅度也会产生消极的影响。

3.工作条件

(1)助手的配备情况。如果有关下属的所有问题,都要主管亲自处理,那么,必然要花费他大量的时间,其能直接领导的下属数量也会受到进一步的限制。如果给主管配备了必要的助手,由助手去和下属进行一般的联络,并直接处理一些明显的次要问题,则可以大大减少主管的工作量,增加其管理幅度。

(2)信息手段的配备情况。掌握信息是进行管理的前提。利用先进的技术去收集、处理和了解下属的工作情况,不仅可以及时地提出忠告和建议,而且可使下属了解更多的与自己工作有关的信息,从而更能自如、自主地处理分内的事务。这显然有利于扩大主管的管理幅度。

(3)工作地点的相近性。不同下属的工作岗位在地理上的分散,会增加下属与主管之间以及下属之间的沟通困难,从而会影响主管直属部下的数量。

4.工作环境

组织环境稳定与否影响组织活动内容和政策的调整频度与幅度。环境变化越快,变化程度越大,组织中遇到的新问题越多,下属向上级的请示就越有必要、越经常;同时上级能用于指导下属工作的时间和精力就越少,因为他必须花更多的时间去关注环境的变化,考虑应变的措施。因此,环境越不稳定,各层主管人员的管理幅度越受到限制。

上面列举的远不是影响管理幅度的全部因素。但对这些有限因素的考察已足以表明,必须根据组织自身的特点来确定适当的管理幅度,从而决定管理层次。

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