（一）新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

（1）《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署，并贴上照片）；

（2）身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证书、学位证及其他相关资质证件的复印件；

（3）《试岗通知单》（部门留存）。

（二）员工办理正式入职手续时

办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

（1）签署好的《担保书》；

（2）《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）；

（3）《录用通知单》、《实习协议》。

（三）员工办完转正手续时

员工转正手续完成后，各级人力资源部门的人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

（1）员工保管的《实习协议》和《录用通知单》；

（2）该员工的《转正申请表》、《转正通知单》；

（3）《劳动合同》；

（4）《竞业禁止合同书》。

（四）员工办理调动手续时

各级人力资源部门的人事专员，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：

（1）《人事异动审批表》；

（2）《员工调动工作移交表》；

（3）《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

（4）《调令》。

（五）员工办完离职手续时

各级人力资源部门的人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：

（1）该员工的书面离职申请书；

（2）该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《转正通知单》；

（3）《离职审批表》；

（4）《员工离职工作移交表》；

（5）《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

此外，人事专员还应注意日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。