流程梳理 将业务流程进行系统整理和分类,理清业务流程之间的关联关系,并以适当的方式将业务流程呈现出来,将业务流程显性化、可视化,方便业务活动的开展和管理。
流程梳理由业务人员描述整个业务过程,然后绘制成流程图。流程梳理的成果就是绘制出的流程图,以及与流程相关的一些流程文档。需要注意的是,梳理的流程一定描述流程的现状,而不是理想中的流程。描述出的流程图可能有不合理的地方,那就需要留待以后优化。企业通过流程梳理,明确部门和岗位的职责,规范流程活动,提高协同管理能力和运营效率。
流程梳理的目的在于将流程呈现出来,使流程显性化,明确各部门和各岗位的职责及接口关系,而且方便对流程进行分析和诊断,进而进行优化和改进。企业通过流程梳理,使各部门达成一致,作为业务运行的规则来执行。流程梳理常常是在多个自然流程中选择其中一个比较好的流程,或者对不确定的、不合理的流程进行重新定义的过程。因此,从某种意义上来看,流程梳理也是一个择优或优化的过程。
一般而言,流程梳理的步骤如下。
(1)建立流程管理的组织机构。例如,成立流程工作室,明确管理职责,负责流程梳理等相关工作。
(2)培训。在流程梳理前,应当对业务人员进行相关的培训,通过培训了解流程管理的理念、方法、工具等。
(3)明确梳理要求。说明流程梳理工作的目的和要求。例如,梳理的范围、细化程度、绘制流程图的模板、如何选择流程活动要素等。
(4)界定流程范围。梳理流程需要界定每个流程的范围,从哪里开始,到哪里结束,需要将流程与流程之间的界限确定下来。
(5)绘制流程图。设计流程图模板,明确格式和要求,然后由熟悉业务的人员绘制流程图。
(6)达成共识。流程工作室应当组织流程所涉及的相关部门进行沟通、讨论和交流,对绘制的流程图需要达成共识,这样才能确保流程能够顺利实施和执行。