没有文书就没有档案，但并不是所有文书都是档案。弄清文书和档案的关系十分重要。用一句话来说，文书是档案的基础，档案是文书的管理。档案是保存备查的历史文书。

档案是由文书转化而来的。各机关在工作活动中，为了相互交往，上传下达和记录事务，总要产生和使用许多文书。由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，人们又自然要把需要查考的文书，有意识地保存下来，逐渐成为档案。人们常说，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件可能是“明天”的档案，这概括了档案与文书之间的关系。然而不是一切文书都需要和可能成为档案，文书转化为档案一般要具备三个条件：

1. 文书是档案的前身，档案是文书的归宿

办理完毕（或处理完毕）的文书才能作为档案。正在承办中的文书不是档案，文书具有现行的效用。档案一般是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的历史文书。从这个意义上说，文书是档案的前身，档案是文书的归宿。

所谓办理完毕是相对而言的，不能理解为一切文书都要把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”，主要是指从文书处理程序上告一段落。如办完签署或公证手续的有效期未满的合同、协议书，以及一些指导性的文件，虽然尚未办理完毕，但也可以归入档案。

2. 有存档价值的文书才能成为档案

对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考、利用价值的文书，才能作为档案保存。有的机关由于工作需要，一年能产生、收到和发出的文件达上万件。但是，这些文件不能全部作为档案，不是“有文必档”，档案只是经过人们鉴别挑选而留存下来的文书。

3. 有序的文书才是档案

按照一定的规律保存起来的文书，才能最后成为档案。档案虽然是由文书转化而来的，但是文书不能自动地成为档案。文书是逐年、逐份产生的，只有把这些文书按照一定的程序集中保管起来，才能转化为档案。所以档案是经过立卷归档而集中保存起来的文书，不再是一份份孤立的文书，也不是一批批杂乱的文书，而是具有内在联系的文书体系，它可以反映各种活动和事件的原貌。

综上所述，档案是处理完毕的、具有查考价值的、按照一定规律集中保存起来的文书。