综合型档案工作机构。
所谓综合型档案工作机构,是指统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
综合型档案工作机构又可分若干具体类型:档案处、档案科、档案馆、档案室、档案资料信息中心等。这些机构有的主要以行政机构的形式出现(如档案处、档案科),有的主要以事业机构的形式出现(如档案馆、档案资料信息中心)。有的适合大(中)型企业(如档案处、档案馆),有的适合中小型企业(如档案室)。一个企业一般只需要采取其中的一种具体类型。
综合型档案工作机构的领导关系,由于机构具体类型的不同,也可分为几种情况:
其一,大型企业设立的直属的综合型机构,直接由企业分管负责人(一般为副厂长、副县长经理或总工程师)领导;
其二,中型企业设立的综合型机构,由企业分管负责人领导,如属非直属机构,可以挂靠在企业行政办公室,由行政办公室主任具体负责;
其三,小型企业设立的综合型机构,也要有一名企业负责人分管,如属非直属机构,可以交由企业的行政办公室或总工程师办公室领导。
在现实的实际操作中,大多数组织采用建立综合型的档案工作机构。因为,与分立型机构相比,它具有以下明显的优点。
(1)有利于档案工作机构的稳定。实行档案综合管理,档案工作机构得到调整和充实,有的成了组织内部直属单位,其稳定性增强,受组织内部机构改革的冲击减弱,可以在一定程度上保证档案工作的持续、稳定、健康发展。另外,综合性档案工作机构在对外联系和交往方面更加便利、有效,组织档案工作与国家整个档案事业体系的关系更为密切。
(2)有利于档案工作职能的发挥。综合型的档案机构归口统一管理组织档案工作的所有事务,其业务管理和行政管理双重职能的行使以及相关的编制、经费等问题的落实,既能受到国家有关档案工作的政策法规的保护和支持,也容易得到组织本身的认可和肯定。
(3)有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。实行档案统一管理,通过适当的安排和统一调配,档案工作所需的人力、物力和财力可以得到进一步的保证,甚至有一定的节约。例如:通过换岗、轮岗使档案工作者一专多能,通过统一调配使用保证库房、设备、装具的规范、美观和节省,通过资金的集中使用能开展一些大的项目等。
(4)有利于档案工作业务的开展。档案工作应该采取何种管理体制和管理模式,关键是要看这种体制及模式是否有利于业务工作的开展,是否更有利于提高业务工作的水平和质量。实行档案综合管理,统一了各类档案的业务管理制度和要求,使档案的业务管理水平上了新的台阶,管理更规范,保管更安全,查找更便捷,利用更有效。