第一步：列出工作任务

在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，包括：

（1）周计划、月计划所列出的工作任务；

（2）前一日未完成的工作任务；

（3）新考虑到的工作任务；

（4）其他工作任务。

第二步：估计工作需要的时间

在每项工作任务后面，记下预估完成的时间，通过累计算出总时间。

预估时间时要注意以下3个问题。

第一，准确估计时间可能很难办到，但是对具有多年工作经验的职场人士来讲，对于相当一部分工作你是可以预估时间的。比如撰写营销方案，如果这个方案是在以前的基础上进行修订，那可能只需要花费几十分钟就可以了；如果这个营销方案是通过一种创新的营销模式或针对新的市场和人群来做的，那么这个营销方案就可能需要比较多的时间。总之，很多时间你是可以预估到的。我们可以把多年工作经验的平均值作为预估时间的一个依据，以便准确、科学地预估时间。

第二，预估时间也可以帮助我们在无形中不得不按照这个时间来完成任务，给我们增加紧迫感及压力，让我们尽快去完成，否则，你留多少时间都是不够用的。如果你预估了时间，规定在多长时间内完成，你就会全身心地投入，排除各种干扰，完成任务。

第三，作为职业人士，我们的时间是有限的，不是我们预估多少时间，而是我们总共有多少时间。在有限的时间内，我们必须尽可能地完成这件事，虽然我们不可能让这件事情尽善尽美，比如有一些工作是紧急的，需要我们在短时间内完成，这就需要我们集中最有效的“兵力”来确保在规定的时间内完成工作。

预估时间是必需的，职场人士可以试一下。通过不断的摸索与积累，可以总结出各项工作的经验值，这样有利于更好地把握每天的时间。

第三步：预留机动时间给意外的工作

预留机动时间，不能将工作排得满满的，一般来讲，要按照60:40的原则，即安排工作任务的时间不得超过总时间的60%，要留有40%的时间去处理突发事情，这样比较从容。

例如，如果一天的工作时间按照8个小时来算，意味着你在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是说，你的日计划是对这5个小时进行的计划，而另外3个小时可以作为机动时间来处理突发性的事件。

如果你计划的时间超过了总时间的60%，实际上你不得不按照60%以内的时间限度来安排工作。我们可能要确定优先顺序或者删减部分工作，通过授权或者加班加点等来完成全天工作。这里特别要注意的是，日计划一定不要把时间排得满满的，只能排出一天中60%～70%的时间。

第四步：确定优先顺序

如果当天的工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法把当日工作需要的时间压缩或限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对所有工作排出优先顺序，确保有时间完成当天最为重要的事情。

第五步：事后的检查

每完成一件事情后就在该工作事项后面打“√”，表明这件事已做，并且做完了。如果不能在当天完成你当日最重要的工作，那么就会导致这些工作被多次拖延之后，变成又紧急又重要的工作。