间对于每个人来说都很重要,时间是我们从事一切活动的重要资源,一个人的成功与失败从严格意义上来说,就是由其对时间管理的能力大小来决定的。著名的管理学家柯维提出了一个时间管理的理论——把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分。
第一类按工作紧急程度的不同划分。有些工作特别紧急,刻不容缓,需优先处理。而有些工作是不太紧急或不紧急的,可以另行安排时间去做。
第二类是按工作重要程度来划分。对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要的或不重要的工作不必去做,或只花费很少时间去做。
通过这两种不同的维度,基本上可以将工作分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
第二象限:重要但不紧急的工作
这类工作是一些重要的事情,但并不是迫在眉睫的。虽说不是最急迫的,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。这些事情往小了说,有的与你的理想有关,有的与你的工作或学习的长期规划有关。而且这一象限的事情往往是最容易被忽视的。比如专业技能培训,你想读的几本书,制订某种规章或措施,起草合作意向书等,都是非常重要的,但是往往可以拖延一定时间。
重要的事项一般都有较为充足的时间安排,可以在一定的时间内完成的。但是如果长期将这些重要但不紧急的工作搁置、推迟,则这一象限的事项就变得既重要又紧急,成了第一象限的工作了。
中国有句古话叫“未雨绸缪”,意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响居住。
这里的“未雨绸缪”是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制订计划的原因。但是假如我们没有做好未雨绸缪的话,那么在雨季到来时,原先的修缮房屋就变成第一象限的工作了。