使用任务清单法进行任务分析，包括两大步：信息收集和信息分析。总的来看有四步：构建任务清单、利用任务清单收集信息、利用统计软件分析信息和编写基于任务清单的职位说明书。
1.构建任务清单
收集信息就要利用任务清单这一结构化的问卷，所以首先需要编制问卷。任务清单是工作的一系列任务的组合，任务清单的构建可采用调查方法、观察法、工作日志法、SMEs和文献法等，更多情况是多种方法综合使用，才会达到更好的效果。例如，首先通过文献法获取有记载的相关信息，进行整理后通过访谈法进行初步验证和修正，再通过试调查进行二次验证和修正，这时任务清单就更具有代表性和针对性。
有时候也可将组织目标分解为部门目标，然后将部门目标分解为职位目标，最后根据职位目标进行职位任务的分解。
2.利用任务清单收集信息
在利用编写好的任务清单收集信息阶段，主要需要明确调查的范围、调查的对象、调查的方式等。
(1)调查范围选择。选择调查范围就是要确定在哪些企业展开调查。一般有三种可选方案，即单一企业、单一行业的多个企业和多个行业的多个企业。
方案一：单一企业。此方案意味着确定调查范围时，只选择某一企业作为调查对象，此企业一定是标杆企业，或者说是行业标准的领跑者。这里的标杆可以考虑选择产品标杆、服务标杆或者管理标杆。通过对标杆企业的调查，可以获知本企业在此环节上与标杆企业的差距有多大，这就为企业的提升找到了方向。
方案二：单一行业多企业。此方案意味着在确定调查范围时，只选择本企业所在行业的多个企业。因此，针对这些企业最终形成的调查结果具有一定的行业特点，反映了行业的标准。这也为企业找到与行业标准的差距，为提升企业的综合实力提供了重要信息。
方案三：多行业多企业。此方案意味着确定调查范围时，选择多个行业的多个企业。因此，针对多行业多企业展开的调查，就可以获得更为全面性、综合性的信息，调查结果在更大程度上排除了行业和企业因素的干扰，具有一般性意义。
(2)调查对象选择。在确定了所要调查的企业后，就要确定信息来源，即调查企业中的哪些人员，一般会选择工作任职者和直线管理者。工作任职者可以提供与工作执行相关的信息，比如时间耗费信息、工作姿势、工作环境、困难程度等，直线管理者则可以提供与工作价值性相关的信息，比如工作任务重要性、工作失误影响等。
(3)调查方式选择。调查方式包括集体调查和单独调查，前者效率更高，速度更快，但信息的真实性可能会差一些；后者能够进行直接的填答指导，也能保证回收率，但增加费用。
为了确保信息的真实性和准确性，任务清单填写时必须遵循如下步骤。
第一步，被调查者以填空或选择的方式回答“背景信息”部分问题。
第二步，被调查者阅读任务清单上的“任务描述”，并在属于其正常工作范围内的任务单元上作标记“√”。注意，这里的“正常工作”是指某任务应该属于该职位，而不管它现在被做或者没有被做。可能的两种情况：一是任务正在被做，但不属于该工作范围，那么该任务不属于正常工作；二是任务现在没有被做，但是属于该工作范围而且在将来一定会被做，那么该任务属于正常工作。
第三步，被调查者再次阅读任务清单，并对其重要性、时间花费等维度进行评价，确定任务在评价维度上的等级，并在对应的等级上标记“√”。被调查者要求两次阅读任务清单是出于以下考虑：被调查者可以总揽工作任务全局，一是有利于更好的评价；二是有利于补充被遗漏的任务单元；三是防止未很好理解填写说明的被调查者对所有任务进行评价。
第四步，被调查者在另外的空白纸上写出未被包含的正常工作任务，并进行评价。
当然，在回收问卷时一定要对遗漏信息进行补填，对错误信息进行更正，对不准确的信息进行修正。
这样，通过以上四步，信息获取阶段的工作就结束了，接下来就是要进行信息的分析。
3.利用统计软件分析信息
如前所述，所收集到的信息具有量化的特点，例如重要性程度会被评价为1、2、3、4、5中的某一级。因此可以将这些量化信息录入到相关的统计分析程序中就可以展开分析了。
利用统计分析软件要进行分析的内容取决于对信息需要的程度。一般来讲，统计分析内容包括百分比、集中趋势、离中趋势、相关性以及其他一些统计分析。
(1)百分比分析。任务清单信息的基本统计分析就是一系列百分比统计，如执行某一任务人数占被调查人数的百分比，执行某一任务的时间占总工作时间的百分比，认为某一任务是关键任务的人数的百分比等。这些百分比数值往往用作区分各个任务的指标，那些被认为是需要最经常执行的、困难的或最关键的任务，才会被重点分析，用作人员甄选或绩效考核等人事职能运作的重要参考依据。
(2)集中趋势分析。集中趋势分析主要是考察事物一般水平的指标分析，一般是通过计算平均数来找到这种平均水平。在任务清单中，对每一任务进行不同维度的评价，评价的得分从1分到5分或者从1分到7分。在评价结束后，可以针对这些评价结果来计算某一任务的平均得分。在这里，既可以计算数值平均数，包括简单算术平均数和加权算术平均数等；也可以计算位置平均数，包括众数、中位数和其他分位数等。
(3)离中趋势分析。离中趋势分析主要是考察事物在平均水平基础之上，其偏离平均水平的程度，一般是计算方差和标准差。在任务清单中，对每一任务的不同维度的评价得分，既能表现出集中趋势，也能表现出离中趋势。在评价结束后，可以在计算这些评价结果的平均水平基础上，来计算某一任务得分的差异性程度。例如，执行同一任务的各员工之间的差异性就可以通过计算方差和标准差来体现出来。