职能工作分析的操作步骤包括四步，分别是任务分解与陈述、确定任务的职能等级、确定任务的绩效标准和确定任务的培训内容。

1.任务分解与陈述

首先，根据组织目标的分解，明确每一工作的目标；然后，将工作分解成一系列任务，明确每一项任务的目标，并对每一项任务进行陈述。

2.确定任务的职能等级

按照FJA理论，所有工作都涉及与人、事和数据的关系，因此，工作者的职能可分为事物职能、数据职能和人员职能。在处理事物的时候发挥着事物职能，主要依赖于身体能力；在处理数据的时候发挥着数据职能，主要依赖于智力；在处理与人的关系时发挥着人员职能，主要依赖于交际能力和情商(EQ)。

三种职能又可以按照任务执行时的难易程度划分为不同的等级，并进行了详细的定义和举例。例如，“处理”等级被定义为“工作对象、材料和工具在数量上很少，而工人又经常使用；精确程度要求一般比较低；需要使用小轮车、手推车和类似工具”。

例如，针对销售助理“《认购协议书》存档”这一任务来讲，任务执行过程中只涉及事物职能和数据职能，按照FJA给出的定义，数据职能为“2抄写”，事物职能为“3操作控制”；“审核商品房价格及销售情况”一任务的数据职能为“4A分析”，人员职能为“3A咨询”，事物职能为“1A处理”。

3.确定任务的绩效标准

在确定了任务之后，就可以根据任务的转换和工作输出来确定其绩效标准。一般的绩效标准包括过程测量和结果测量，既可以采用定性的描述，也可以采用定量的分析。