质量管理体系文件的基本要求有如下几个方面。
(一)系统性
(1)组织应对其质量管理体系中采用的全部要求进行规定,有系统、有条理地制定成各项方针和程序。
(2)所有的文件应按规定的方法编辑成册。
(3)各层次文件应分布合理、相互衔接。
(4)各层次文件应涉及质量管理体系的一个逻辑上的独立部分。
(二)协调性
(1)质量管理体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调。
(2)质量管理体系文件之间应相互协调。
(3)质量管理体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。
(4)应认真处理好各种接口,避免不协调或职责不清。
(三)唯一性
(1)对一个组织,其质量管理体系文件是唯一的。
(2)通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解。
(3)决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。
(4)不同组织的文件可具有不同的风格。
(四)适用性
(1)遵循“最好、最实际的方式”原则编写各类文件。
(2)所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到。
(3)追求“任何时候、任何部门都适用”的文件是荒谬的,不可能的。
(4)编写任何文件都应依据标准的要求和组织的现实。
(5)发现文件的不适合情况,应立即按规定程序修改。