我国档案部门通常使用文件（档案）保管期限表来确定文件的留存期限，这样的保管期限表主要由文件的类别和其保管期限组成。电子文件管理系统中，除了要确定每份（类）文件的保管期限，还需要确定其保存到期后的处置行为，即销毁、续存还是移交给档案馆或第三方机构。鉴于保管期限和处置行为的衔接关系，需要将电子文件保管期限表扩展为保管期限与处置表；整合文件保管期限和文件保存到期后的处置行为；同时还需要标明文件在本单位内部的保存期限，以及触发处置行为的时间或事件。

电子文件保管期限与处置表是规定电子文件保管期限和处置行动的正式工具，通常表现为表册形式，是电子文件管理系统配置的依据。可参照国家和行业相关档案保管期限表来制定电子文件保管期限与处置表，宜保持该表的相对稳定，不宜频繁变动。

在电子环境中，国际文件管理领域的最佳实践经验是将保管期限与处置表和分类方案合并，或者建立明确的映射关系。即保管期限与处置表中的“文件类别”为分类方案中具体的类目，而不是简单、笼统的总结，或者对个别文件类型的罗列。这样做的好处是便于实现按类自动鉴定和处置，即在类目层次上设置保管期限和处置行为，类目下文件自动继承父类的保管期限和处置行为，无需再人工逐份鉴定。

电子文件保管期限与处置表的范例如表1所示。

表1　电子文件保管期限与处置表范例