电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程，这个过程被称为电子文件生命周期（life cycle）。
电子文件生命周期可以根据文件的功能和价值形态的变化划分为若干阶段，如现行期、半现行期、非现行期。不同阶段的电子文件管理措施的侧重点不同，对不同阶段的管理需求应予统筹满足。
电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件运动的阶段性与其物理位置、保存场所没有必然的对应关系。
对电子文件生命周期全程的管理和监控措施由相关的管理系统实现，因此电子文件管理活动应该向前延伸到管理系统的设计阶段。