一般来说，企业的文件利用包括以下三个环节：
（1）建立查阅制度。文件的查阅制度主要包括查阅手续、摘抄、复印范围及清点、核对手续、查阅注意事项等。查阅制度既要严格，保证文件的完整、完好，又要灵活，方便企业员工查阅、使用文件。
（2）培训文件管理人员。文件管理人员的业务水平、工作态度，直接影响文件的利用。文件管理人员必须熟悉单位保存文档材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整装套等；还要熟悉单位利用档案的规律，了解企业领导和各部门需要利用的档案内容及要求。
（3）编写检索工具和参考资料。为提高文件的利用率，应及时编写检索工具和参考资料，方便员工利用，提高文件的利用率。常见的文件检索工具包括说明介绍材料、各类目录、专题卡片、文件索引等。常见的文件参考资料包括企业大事记、组织沿革、专题资料汇编、文件汇编等。