秘书写作有特定的模式。在结构上，全文一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期五个部分组成，并且每个部分都有其特有的写作模式。例如正文部分由发文缘由、事项和结尾组成：发文缘由一般写行文的根据、目的、意义或背景等；事项部分提出措施、要求等；结尾部分则是根据不同的文种，书写尾语或提出要求。

在语言表达上，秘书写作的语言也具有模式性。这种模式性主要体现在以下几个方面。

（1）起首语：用于说明发文缘由、意义、根据或介绍背景材料及情况等。例如：为、为了，根据、按照、遵照、依据，鉴于、关于、由于，目前、当前，兹、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘等。

（2）衔接语：用于连接开头与主体部分，起承上启下作用。例如：根据⋯⋯决定，根据⋯⋯特通告如下，依据⋯⋯公告如下；为了⋯⋯现决定，为⋯⋯通报如下；为此，现就⋯⋯问题请示如下；现将⋯⋯报告如下；现就⋯⋯问题，提出如下意见；经⋯⋯批准（同意），现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经⋯⋯研究，答复如下；以上各点、据上所述、由此可见、总而言之等。

（3）引述语：批复或引述来文作为依据的用语。例如：悉、收悉、电悉、文态、破悉、欣悉等。

（4）批转语：用于批转、转发、印发公文时的用语。例如：批示、阅批、审批、批转、转发、印发等。

（5）称谓语：对各机关称谓的简称。例如：我（部）、贵（局）、你（省）、本（部门）、该（处）等。

（6）经办语：表明工作处理过程或情况。例如：经、业经、兹经、未经；拟、拟办、拟定；施行、暂行、试行、可行、执行、参照执行、贯彻执行、研究执行；审定、审议、审发、审批；会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议强调指出、会议通过了、会议决定、会议希望、会议号召、会议要求、会议恳切呼吁等。

（7）表态语：表明主事者对事项的态度。例如：不同意、原则同意、同意、拟同意；不行、司办、可行、照办；批准、原则批准等。

（8）结束语：一般带有期请、总概的意味，应根据不同的文种和语境选用。例如用于请示：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。又如用于函：特此函达，请予研究函复；专此函达，盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。再如用于报告：特此报告；以上报告，请审阅；请指正。还有用于批复、复函：此复，特此专复，专此函复，专此复函；以及用于知照性公文：特此公告（通告、通知、通报），请遵照执行等。

此外，公文的文种、格式，也都有很强的模式性。