初级秘书的特点特征

初级秘书属于技术操作层的秘书,具体地说,是指在领导工作辅助系统中以直接办理某些具体事务为基本职责、主要为领导工作提供技术性服务的秘书。所谓技术服务,是指以其简单、重复和琐碎的工艺操作为他人服务。打字、速记、接待、应对电话、文书处理、档案管理、各种办公设备的操作使用等,是其主要工作任务。

 这类秘书的主要特征包括以下三个。

一是从业内容单纯化。技术操作层的秘书工作内容比较单纯。这类秘书,或侧重于文书档案的管理,或侧重于文件资料的翻译、整理、保管,或侧重于电话应对、前台接待,工作任务大多简单明了。同时,这类秘书的工作关系也比较单纯。这类秘书处于行政执行层的最外层,其工作位置一般距领导核心稍远,加之所做的又是相当具体的“事”,工作关系比较简单。

二是从业手段技能化。技术操作层的秘书比较强调专业性和技术性,如文档的收发管理、各种办公设备的操作使用等。这类秘书要求能熟练使用计算机,用编制好的程序或自己编制程序来处理有关秘书事务。速录能力是技术操作层的秘书的典型能力。同时,这类秘书还需要有良好的服务态度和敬业精神,注重礼仪,有良好的沟通能力。

三是从业对象女性化。这类秘书以女性居多,而且大多是年轻的女性。这不仅因为女秘书与男性领导在工作上能发挥更好的互补作用,而且主要因为女性更能适应这一层次秘书工作对角色的要求。

从中国秘书职业化发展来看,技术操作层的秘书清晰而稳定地存在着。积极提供专项服务,保障领导工作及整个管理工作正常运行,是这一层次秘书的主要职能。熟练的专业技术能力,是这一层次秘书最显著的素质特征。

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