1.接待前的准备

（1）邀请。向来宾发出邀请，可以口头邀请、书面邀请或上门邀请。书面邀请是最常用、最正式的邀请方式，通常采取“请柬”或“信函”的方式。

（2）制订接待方案。确定有接待任务后，接待人员应该提前制订接待方案。制订方案时需要详细了解来宾的人数、行程，并与对方加强沟通，将制订的方案提前告知对方，并进行确定。

（3）接待活动预算。对接待活动事先进行经费预算，以便对接待的规格有所把握。

（4）全面准备。落实接待方案的各项细节，主要有酒店食宿预订、交通安排、会议场所布置、人员安排、物资采购等，各项工作应做到周密细致、有条不紊。

2.到访接待

（1）迎接。一般而言，重要的行政接待工作需要安排专人前往车站、机场迎接客人。必要时，还需要行政管理部门主要负责人亲自前往迎接。客人到达时，行政管理部门主要负责人若没有在车站、机场等地迎接，则应在企业门口迎接，以示尊重。必要时，还可以举行一定规模的欢迎仪式。

（2）正式接待活动。原则上应该按照事先拟订的计划进行。接待内容应当包括三个方面：安排双方业务负责人间的会晤及技术上的交流活动；安排介绍、参观本企业的各项情况；安排宴会款待来宾，以示对客人的尊重和欢迎。在正式接待内容完成之后，可以邀请并陪同外地客人游览本地名胜古迹等。

（3）妥当安排送行。行政接待工作应该有始有终，当接待活动结束后、客人即将返程时，接待人员绝不能在此时有丝毫的松懈，应当为客人定好回程的车、船、机票，并准备有地方特色或企业特色的纪念品赠送客人。

3.客人离开后的后续工作

在客人离开之后，还应做好后续的一些工作，包括客人离开后应该与之及时联系，确认其是否安全返回，并了解其对此次行政接待工作的意见。若条件允许，可以安排人员到对方企业进行回访，进一步强化访问的效果。接待期间的照片、音像资料、合作协议等应在处理好后及时邮寄给对方。

此外，要对行政接待工作进行认真全面的总结，看看哪些方面客人最满意、哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处要注意弥补改进。接待人员通过总结，可以不断提高接待质量和效率，使今后的行政接待工作责任分工明确、头绪层次清楚，既能让客人满意，又能降低接待成本。