在办公室中,如果各个角落摆满了文件,办公桌上堆满了无用的物品,试问,员工在这样的办公环境下,能保证进行高效率的工作吗?答案当然是不能。
良好的办公环境除需要良好的规划设计外,还应借助5S管理来维持。5S即整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)。实施5S管理主要是对企业员工的日常行为提出要求,倡导从小事做起,养成良好的行为习惯,从而营造干净、整洁、舒适的办公环境。
1.办公室的整理
整理是5S管理的第一步,也是实现良好办公环境的基础。整理的标准是将有用的物品和无用的物品区分开,在办公桌上只放有用的、必需的物品。
整理工作是长期性的,一旦中断,就会发现以前清理掉的物品又回来了。行政管理人员每天、每月都要处理无用的物品。
(1)每天检查文件(包括电子文件),把文件分为必要的(有效的)和不要的(过期无效的)两部分。必要的文件应分类保存,不要的文件尽快销毁。
(2)每周对表单、记录单(包括电子文件)进行检查,将有效的表单、记录单整理保存。
2.办公室的整顿
整顿是在整理之后将留在办公室的必要的物品分门别类、定位摆放、排列整齐、设置有效标识,使工作场所和工作内容一目了然的方法。
1)办公区域标识
行政管理人员应为办公室、休息室、会议室等设置标识,便于员工准确找到这些场所,有助于提高工作效率。
2)办公桌椅定位
办公桌椅定位是指对办公桌椅画线定位,以保证办公桌椅摆放整齐、有序和美观。桌椅定位线应采用四角定位线,线宽不超过5厘米。由于办公室地面多为浅色,因此定位线一般采用蓝色,以突出定位线的位置。
3)办公桌标识
办公桌标识主要是在抽屉门的左上角粘贴标签,以说明抽屉内所装物品的名称。
制作抽屉标签是一种可视化的管理手段,便于员工快速查找抽屉内的物品。
4)文件标识
对文件进行标识即将文件归档装入文件袋或档案袋,并放入相应的文件柜。文件标识有三项内容:一是为文件柜设置标识,说明柜内文件的类别;二是为柜内文件夹设置标识,说明文件夹内文件的目录、介绍;三是为便于拿取、归放文件而做的定位管理。
3.办公室的清扫、清洁、素养
清扫、清洁、素养是整理及整顿效果的维护、维持和深化。
(1)清扫就是把工作场所及办公家具、办公设备等清扫干净。需要注意的是,清扫活动并不是一劳永逸的事情,而是每天必须坚持做的工作。
(2)清洁是在前三项的基础上,进一步标准化、制度化和持续化的过程,并通过必要的宣传手段提高员工的认识,其内容主要包括以下几个方面。
①确认前三项活动。
②运用可视化管理,制定检查方法。
③通过制定奖惩办法,加强员工执行力。
④领导带头维持,将改善效果持续化。
(3)素养。行政管理部门应制定相应的规章制度,对前四项的执行情况进行定期或不定期检查,以帮助员工养成良好的习惯,提高工作素养