在办公室中，如果各个角落摆满了文件，办公桌上堆满了无用的物品，试问，员工在这样的办公环境下，能保证进行高效率的工作吗？答案当然是不能。

良好的办公环境除需要良好的规划设计外，还应借助5S管理来维持。5S即整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。实施5S管理主要是对企业员工的日常行为提出要求，倡导从小事做起，养成良好的行为习惯，从而营造干净、整洁、舒适的办公环境。

1.办公室的整理

整理是5S管理的第一步，也是实现良好办公环境的基础。整理的标准是将有用的物品和无用的物品区分开，在办公桌上只放有用的、必需的物品。

整理工作是长期性的，一旦中断，就会发现以前清理掉的物品又回来了。行政管理人员每天、每月都要处理无用的物品。

（1）每天检查文件（包括电子文件），把文件分为必要的（有效的）和不要的（过期无效的）两部分。必要的文件应分类保存，不要的文件尽快销毁。

（2）每周对表单、记录单（包括电子文件）进行检查，将有效的表单、记录单整理保存。

2.办公室的整顿

整顿是在整理之后将留在办公室的必要的物品分门别类、定位摆放、排列整齐、设置有效标识，使工作场所和工作内容一目了然的方法。

1）办公区域标识

行政管理人员应为办公室、休息室、会议室等设置标识，便于员工准确找到这些场所，有助于提高工作效率。

2）办公桌椅定位

办公桌椅定位是指对办公桌椅画线定位，以保证办公桌椅摆放整齐、有序和美观。桌椅定位线应采用四角定位线，线宽不超过5厘米。由于办公室地面多为浅色，因此定位线一般采用蓝色，以突出定位线的位置。

3）办公桌标识

办公桌标识主要是在抽屉门的左上角粘贴标签，以说明抽屉内所装物品的名称。

制作抽屉标签是一种可视化的管理手段，便于员工快速查找抽屉内的物品。

4）文件标识

对文件进行标识即将文件归档装入文件袋或档案袋，并放入相应的文件柜。文件标识有三项内容：一是为文件柜设置标识，说明柜内文件的类别；二是为柜内文件夹设置标识，说明文件夹内文件的目录、介绍；三是为便于拿取、归放文件而做的定位管理。

3.办公室的清扫、清洁、素养

清扫、清洁、素养是整理及整顿效果的维护、维持和深化。

（1）清扫就是把工作场所及办公家具、办公设备等清扫干净。需要注意的是，清扫活动并不是一劳永逸的事情，而是每天必须坚持做的工作。

（2）清洁是在前三项的基础上，进一步标准化、制度化和持续化的过程，并通过必要的宣传手段提高员工的认识，其内容主要包括以下几个方面。

①确认前三项活动。

②运用可视化管理，制定检查方法。

③通过制定奖惩办法，加强员工执行力。

④领导带头维持，将改善效果持续化。

（3）素养。行政管理部门应制定相应的规章制度，对前四项的执行情况进行定期或不定期检查，以帮助员工养成良好的习惯，提高工作素养