公文的眉首是公文的版头部分,又叫文头。位于公文首页红线以上,包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识,发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
(1)公文格式代码又称公文检索代码,是指代表公文类型的标识符号,由9位阿拉伯数字组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码,使每份公文都有惟一的标识,以便于计算机识别和处理。目前,公文检索代码的国家标准尚未公布。
(2)公文份号指同一公文在其总印数中的序号(主要针对秘密公文)。有份号,在登记、分送和清退时均可对号清点,便于查明责任,加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成,标识在公文检索代码的下方,前面冠以“No.”符号。数字不足规定数时,可用“0”补齐。
(3)秘密等级(简称密级)指公文秘密程度的等级,分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。
(4)紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急、加急、急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是,有的急件是在标题的文种前面标明的,如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。
(5)收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目,标注于公文首页版头右上方空白处,由收文单位加盖收文处理章标识。
(6)发文单位版头(简称文头)是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称(或规范化简称)加“文件”两字组成。如国务院文件、××县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部,版头下面有一间隔横线,将文头区和行文区分开。
(7)发文字号指发文单位编排的公文代号,由发文单位代字、发文年度(加括号)和年度发文顺序号组成。如中发(1998)5号,表示中共中央1998年第5号发文。国发(1990)19号,表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时,只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量,发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。
发文字号的书写位置:有版头的公文,标在公文版头之下,间隔横线之上,居中书写;使用信笺头的公文,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,靠右侧书写;“命令、令”公文则在标题下面居中书写。
(8)在公文中标注签发人的姓名,表示公文生效并对该文内容郑重负责,一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。