公文不是一般的文章，不是谁想写就可以写，也不是想怎么写就怎么写的。任何公文都具有法定性的特点。

首先，它必须由法定的作者制成和发布。所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的文件规定成立的、并能以它自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关单位，或是代表机关单位的领导人。如各级党的组织、人民代表大会、人民政府及其部门，是根据《中国共产党章程》《中华人民共和国宪法》，以及有关的组织法建立的。这些法律和文件规定了这些机关的职能，以及这些机关制定和发布公文的权限。这是公文同图书、情报资料、通讯报道，以及一般文章作品的一个显著区别。

其次，法定的作者也不能随便用什么名义发表，其使用的名义也是法定的。也就是说，文件是以机关的法定名义或机关某一部门的法定名义制发的。例如，国务院文件、某省人民政府文件是以机关的名义制发的；某省人事厅文件、某县委组织部文件是以机关的某一个部门的名义制发的；工厂、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位称为行文单位。机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。如中华人民共和国主席令、国务院总理令，以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等，而这些领导或首长的名义也是法律所赋予的。