文件转化为档案的前提条件
一是已经处理完毕的文件材料，才能成为档案。正在承办的文件，是现行文件，不是档案材料。完成传达和记录使命的具备查考作用的文件，才可以说是档案。也就是说文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
二是具有保存利用价值。只有对以后工作和科学活动具有查考利用价值的文件才有必要转化为档案，作为档案来保存，档案是经过人们的鉴别挑选后保留下来的文件。因此可以说文件是形成档案的基础，档案是文件的精髓。
三是档案是要按照一定的方法组织起来的文件材料的有机整体，不是零散堆积。也就是说档案要通过归档整理等工作，把文件材料组织成有机整体才能算是具有科学意义的档案。