企业办公室接待的服务对象,根据不同的来访目的,可分为检查调研型、往来型、客户型和会议型等几种类型。
1.检查调研型
检查调研型客人,主要是指前来视察、检查指导工作、进行调研的上级机关人员。此类客人接待规格高,应以高度的政治责任感做好来宾接待工作。要认真制定接待方案和应急预案,根据来宾的要求或调研题目和日程安排,做好各项准备工作,包括准备相关汇报、安排座谈会、考察路线等,为来宾实现访问目的提供条件和服务保障。做这种接待要统一指挥、分工明确、团结协作、各司其职,确保整个接待活动的统一、高效、流畅。
2.往来型
往来型客人,是指企业关联单位之间的交流,包括为参观、学习、考察、业务洽谈、技术经验交流活动而来的重要客人等。这种类型的接待,除了针对客人来访的目的和性质做出具体安排外,还应注意两点:一是热情周到。“有朋自远方来,不亦乐乎”,要做到热情、周到、细致。二是增进友谊,促进交流。可适当宣传当地的历史文化、山水文化、饮食文化,交流公司的企业文化、管理理念等,与来宾取长补短,促进提高。
3.客户型
企业客户一般是由企业的销售部门负者联系、接洽,但在有些情况下,客户也可能直接来到企业,需要企业办公室做接待服务。客户是企业的上帝,不管是什么原因来到企业办公室,办公室都应该妥善安排,尽量满足客人的来访愿望,同时也应积极介绍企业文化、建设成就等亮点,借机促进企业宣传。
4.会议型
此类客人因参加各种会议而来。此类接待包括会议选址、现场布置、住宿安排、接送站、车辆保障、联络协调等,头绪繁多。要做好此类接待,首先要提前策划,周密安排,并注意关注客人的个性化需求;其次要以东道主的身份,热情、周到地为会议代表服务。会议的日程安排既要着眼于会议任务的圆满达成,又要做到劳逸结合、有张有弛。