对于一个运行稳定的企业来讲,最常用的工作分析方法是问卷调查法和面谈法。下面我们就结合这两种方法具体讲一下工作分析的步骤。一般来讲,工作分析可以分为五个阶段:计划阶段、调查设计阶段、调查实施阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。
1. 计划阶段
计划阶段是工作分析的第一阶段。在计划阶段中,应该明确工作分析的目的和意义、方法和步骤;确定工作分析的方法;限定工作分析的范围,并选择具有代表性的职务作为样本;明确工作分析的步骤,制定详细的工作分析实施时间表;编写《工作分析计划》,并请有关人员进行工作分析方面的宣传。在工作计划书得到批准后,即可组建工作分析小组,进入工作分析的设计阶段。
2. 调查设计阶段
在设计阶段要设计出具体的工作分析实施内容。
(1)问卷调查法。
问卷调查法的设计阶段需要编写一份比较详细的《工作分析调查表》。该《工作分析调查表》能够比较全面地反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。
(2)面谈法。
面谈法的设计工作需要形成一个有效和完整的面谈提纲,面谈提纲的内容和《工作分析调查表》的内容基本相同。
3. 调查实施阶段
下面介绍两种最常用的调查实施方法:问卷调查法和面谈法。
问卷调查法步骤:
(1)事先需征得样本员工直接上级的同意,尽量获取直接上级的支持;
(2)为样本员工提供安静的场所和充裕的时间;
(3)向样本员工讲解工作分析的意义,并说明填写问卷调查表的注意事项;
(4)鼓励样本员工真实客观地填写问卷调查表,不要对表中填写的任何内容产生顾虑;
(5)工作分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题;
(6)样本员工填写完毕后,工作分析人员要认真地进行检查,查看是否有漏填、误填的现象;
(7)如果对问卷填写有疑问,工作分析人员应该立即向样本员工进行提问;
(8)问卷填写准确无误后,完成信息收集任务,向样本员工致谢。
面谈法步骤:
(1)事先需征得样本员工直接上级的同意,并尽量获取其直接上级的支持;
(2)在无人打扰的环境中进行面谈;
(3)向样本员工讲解工作分析的意义,并介绍面谈的大体内容;
(4)为了消除样本员工的紧张情绪,工作分析人员可以以轻松的话题开始;
(5)鼓励样本员工真实、客观地回答问题,不必对面谈的内容产生顾忌;
(6)工作分析人员按照面谈提纲的顺序,由浅至深地进行提问;
(7)营造轻松的气氛,使样本员工畅所欲言;
(8)注意把握面谈的内容,防止样本员工跑题;
(9)在不影响样本员工谈话的前提下,进行谈话记录;
(10)在面谈结束时,应该让样本员工查看并认可谈话记录;
(11)面谈记录确认无误后,完成信息收集任务,向样本员工致谢。
在信息收集完成之后,要形成调研报告,本节的最后将给出一个调研报告的实例。
4. 信息分析阶段
信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段最好参照企业以前的工作分析资料和同行业同职位其他企业的相关工作分析资料,以提高信息分析的可靠性。
在信息分析过程中,还可以请求基层管理者提供帮助,确保没有疑点。
信息分析阶段,需要分析以下几方面的内容:
(1)基本信息如职务名称、职务编号、所属部门、职务等级等;
(2)工作活动和工作程序,如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等;
(3)工作环境如工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等;
(4)任职资格如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等;
(5)基本素质如学历要求、专长领域、职务经验、接受的培训教育、特殊才能等;
(6)生理素质如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等;
(7)综合素质如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
5. 结果表达阶段
结果表达阶段主要是编写职务描述和职务资格要求。具体的工作如下:
(1)工作分析人员编写职务描述和任职资格要求初稿;
(2)与样本员工、样本员工上级、企业管理顾问等人员讨论职务描述和任职资格要求的具体内容;
(3)确定试行稿;
(4)试行期使用无误后,确定为正式文件。