传统的提案系统需要经过很长的过程：会计师要计算出预计的改善成本；总经理要对预算加以审查、分类、挑选；管理者要做好记录，并传送信息；然而几个月后，员工很可能收到一封感谢信：“你的建议非常好，只是我们公司尚未具备实施的能力和资源。”这无疑是对人们积极性的极大打击。所以，实施提案管理改进，必须建立一条激励员工提出建议的稳定渠道。提案管理的步骤如下：

1 呈交改善提案

提案人应针对企业存在的不足之处或问题作现状分析，并拟出提案内容，按照《改善提案报告》规范填写，最后呈交给管理人员。

为了让改善提案清晰明了，除了规范填写《改善提案报告》外，管理者还需引导提案人尽量注意以下几点：

（1）现行方法应详细描述现状，必要时配以图表、样品或文字说明。

（2）改善方案应具体、可行，必要时配以图表、样品或文字说明。

（3）预期效果应尽量明确。

（4）现行方法、改善方案、预期效果如不足填写，可另附纸说明。

（5）提案人将提案书面交改善小组或投入公司“改善提案信箱”。

2 改善提案受理与审查

虽然许多企业挂有意见箱，设有专用的意见采集电子邮箱，但是，由于缺乏制度化和程序化的管理，许多提案没有及时进行回复，因此，导致员工参与热情不高，意见箱等形同虚设。

管理人员对员工的提案，不但要逐个回复，而且要做到“及时”回复。员工提出意见和问题之后会一直观察接下来发生的情况，等待回复。因此，相关人员必须及时收集信息，进行录入，然后分类，再将相关信息送到相关部门或相关人员处，并要求其在规定的时间内给予回复。

对于好的建议，最好在公开场合回复并予以鼓励。这样做，一方面让所有员工感到企业非常重视员工的意见，另一方面让提案者得到满足。对于反映管理者管理不当或自己遭受不公平待遇的意见，则应在私下了解情况，并做出合理的处理。

企业进行提案管理时，需注意以下问题：

（1）所有提案必须编号、登记。

（2）管理人员初审提案，必要时应与提案人联络，了解提案的内容。

（3）不可行或保留提案，由管理人员回复提案人。

（4）可行的提案立即转责任部门评审。

（5）责任部门负责评审工作的人员，及时了解提案内容，裁定提案的有效性。

（6）采用提案由责任部门负责实施，提案工程大或涉及面广时，应交总经理审核。

3 改善提案实施与追踪

提案实施过程中应进行监控管理，通过基层管理者的反馈，了解实施的进度。重点建设性提案经高层管理者确认后，需要开展一系列的工作，确保提案有效地执行，包括经费管理、人力资源的协调和分配，以及对执行过程进行监督等，重点做好以下事项：

（1）责任部门负责改善提案实施工作。

（2）管理层应全力支持、配合提案的实施。

（3）提案人应尽力协助提案实施过程的指导、修正和其他工作。

（4）管理人员对提案追踪负直接责任。

4 改善提案的奖励措施

对有效提案，管理人员应及时给予提案人奖励，激发员工的参与热情。管理人员对提案成果进行评审、鉴定后，对于需要申报奖励的项目，填写奖励申报单，写明事由和奖励标准，经上级主管人员确认后实施奖励。